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実消化システム

実消化システム/卸納品実績管理 関連業務代行サービス「Fruitier/実消化BPO」

Fruitier/実消化BPOの導入により、自社固有の施設、医療従事者、卸(代理店)マスタ整備の運用をアウトソーシングすることで、常に正確かつ最新データにもとづいた精度の高い営業活動やマーケティング戦略立案が可能に。

会社紹介

EAファーマ株式会社

EAファーマ株式会社は、エーザイグループが60年以上取り組んでいる消化器事業と、アミノ酸をコアとする味の素グループの消化器事業が統合し2016年4月に設立。両社が固有に蓄積してきた安全性や製造面での幅広い経験やデータなどの「知」を融合することで、新たなイノベーションを創造するEnterprise Architecture(EA)の実現につなげています。設立以来の特徴は、研究・開発から生産・物流、営業、マーケティングに至るまで、フルバリューチェーンを展開する消化器領域に特化したスペシャリティ・ファーマだということ。消化器に特化したヒューマンヘルスケア企業として、患者様およびご家族様のニーズを的確に捉え、幅広いソリューションを産み出し提供し続けています。

そのEAファーマ株式会社は統合以降、医療機関施設、調剤薬局、卸会社などのマスタデータと、マスタデータに紐づく実消化データ(納入実績)のクレンジングを行うデータメンテナンス業務代行サービス「Fruitier/実消化BPO」を活用しています。本事例では「Fruitier/実消化BPO」の導入背景と効果に至るまで、EAファーマ株式会社 営業企画部 推進グループ 担当課長 齋藤 紀男氏、営業企画部 推進グループ 山岸 純子氏、情報企画部 情報第2グループ 主任 大野 瑞樹氏にお話を伺いました。

情報企画部 情報第2グループ 主任 大野 瑞樹氏(写真左)
営業企画部 推進グループ 担当課長 齋藤 紀男氏(写真右)

導入の背景・経緯

グループシナジーを最大化するためのファーストステップとしてマスタを統合

EAファーマ株式会社では、エーザイグループとしてのシナジーを最大化するため、エーザイ株式会社とのシステムの統合が急務とされていました。しかし、そのためには両社のマスタの相違がネックとなっていました。

2社間では販売戦略が異なっていたため、マスタのデータ構築の仕方にも差異がありました。例えば一方のマスタでは、ある卸会社は第二階層までだが、もう一方では第三階層まであるといったような具合。独自の販売戦略がマスタに反映されているケースもありました。
また、卸会社から送られてきた実績データの計上月の考え方についても異なっていました。1~2年の長期で見た場合には大きな差異は生じないものの、1カ月単位で見た場合にはかなりのずれが発生していました。実績データも新しい計上月の考え方にあわせて、正しく計上する必要がありました。

マスタは経営からマーケティング、営業などさまざまな部門が利用する基礎となるデータです。マスタには常にデータの正確性と最新性が求められます。グループとして同じ視点で販売戦略を展開していくための布石として、先ずマスタデータの統合に着手することにしました。

自社でマスタの運用・メンテナンスを行うことの難しさ

従来のマスタ運用業務は権限を付与された自社スタッフが行っていましたが、マスタの運用・メンテナンスの専任スタッフではありませんでした。多忙な業務の中では、目前の仕事がどうしても優先されていきますから、マスタの運用・メンテナンスの優先順位を上位に置くことは困難でした。

そのような状況で自社スタッフが更新情報を入手しても、すぐにマスタ更新作業が行われる保証はありません。また、更新規定はあってもリソース不足からチェック機能が働かず、例えば、カタカナ、アルファベット、大文字、小文字など複数の入力形式の混在や、誤入力などが発生するというような問題もありました。正確性と最新性を欠いたデータは、検索性を著しく低下させるため、必要なデータを必要なときに参照することができなくなります。

これらの懸念を回避できることがベンダーには求められていました。

選定のポイント

統合作業と運用・メンテナンスを任せられるかどうか

マスタは売上実績データの把握、担当営業の実績の把握、販売のためのマーケティングなど、さまざまな部門で利用する基礎データとなります。それだけにマスタには常にデータの正確性と最新性が求められます。

それらを踏まえ、ベンダーに求めた要件は以下の通りです。

■ マスタ統合にあたってのルールづくり
  • エーザイ株式会社とEAファーマ株式会社で同一のマスタを利用するに当たり、両社のマスタメンテナンスの考え方の違いが、互いの業務に支障をきたさないルールと運用が整備できること。
■ ルールに基づいた運用・メンテナンス
  • 基礎データの正確性と最新性を担保するため、マスタは日々更新しなければなりません。その更新において、整備したルールに基づいた運用・メンテナンスが徹底できること。

この2つを要件としました。これらの必要性は自社で運用・メンテナンスをしていたからこそわかったことです。これができなければ、マスタの正確性と最新性は担保されません。

Fruitier/実消化BPOを選定した理由

インテージテクノスフィア「Fruitier/実消化BPO」を選定した理由は以下の通りです。

■ エーザイ株式会社側のシステムやマスタを理解している
  • マスタ統合にあたり、エーザイ株式会社側の業務・システム事情に詳しいパートナーの参画が必要でした。インテージテクノスフィアはかねてよりエーザイ株式会社の営業実績システムからマスタの運用・メンテンスまで携わっていました。このことから、インテージテクノスフィアにまとめて任せることが効率的だと考えました。
■ マスタの構築から運用に長けたエキスパートが在籍
  • インテージテクノスフィアはマスタの構築から運用まで理解しているエキスパートの数また、ルールの厳格化、マニュアル整備による標準化という要件にかなっていました。
■ エーザイ株式会社とEAファーマ株式会社の両社が納得するバランスの良いマスタの提案
  • 2社のマスタを見比べ、折衷案と言えるようなバランスの良いマスタ統合を提案してもらいました。インテージテクノスフィアの提案によるマスタを俯瞰してみたときに「整理整頓されている」と感じました。

Fruitier/実消化BPO導入の進め方

2017年1月以降、業務を止めることなく、日々の業務のなかで少しずつマスタ統合を進めていきました。エーザイ株式会社側のマスタにEAファーマ株式会社側のマスタを統合していきました。統合時、EAファーマ株式会社側の過去マスタは残してもらいました。EAファーマ株式会社側のマスタには施設、顧客などの項目に日本アルトマーク社が提供するMDB(医療データベース、以下アルトマークと表記)を基本としながらも自社固有のコードが存在していましたから、エーザイ株式会社のマスタと合わせたときにはデータに差異が生じました。その分についてはエーザイ株式会社側のマスタに名寄せしてクレンジング、残ったデータも独自データとしてエーザイ株式会社側のマスタに登録してもらい、過去からの活動データが途切れないようにしてもらいました。
マスタ統合の後、2018年4月にようやくシステムも統合することができました。

卸会社の階層を揃えたことにより、一部で4月以降の実績が見えなくなるというトラブルが発生したこともありましたが、これはインテージテクノスフィアの迅速な対応によって解消しました。それ以外のシステム的なトラブルはなく現在に至っています。

導入効果

実質1年ほど活用し、使い勝手はもちろん、業務のなかでも多くの効果が発揮されています。定性的ではありますが、いくつかの効果として以下が挙げられます。

■ アルトマークと自社コードの紐づけ
  • アルトマークは医療業界の共通言語と言えるような存在ですから、社内外を問わずデータを共有しやすいというメリットがあり、マスタ統合以前からも利用していました。統合後のマスタではアルトマークに自社コードが紐づいていますから、EAファーマ株式会社にとって使い勝手の良い仕組みになっています。
  • マスタ統合以前は、他の製薬企業様と共同で販促活動を展開する場合や、売上データを共有するような場合、EAファーマ株式会社が意図していないアルトマーク側の変更が発生すると変更前のデータを突合するのが困難という課題がありました。統合後のマスタではアルトマークと自社コードが紐づいているため、アルトマーク側に変更が発生しても自社コードから突合することができるようになり、営業部門の実績を見失うことなく、活動データの連続性が保てるようになりました。
■ アルトマークの変更も遅延なくマスタに反映。正確で新鮮なデータが利用可能に
  • 「Fruitier/実消化BPO」ではアルトマークの状態も常時チェックされ、統廃合や住所変更などがあってもすぐに更新されるため、EAファーマ株式会社としてもいつも正確で新鮮なデータが利用できます。
  • 日本全国で医療関係者の異動や施設の新築・統廃合は日常的に行われています。「Fruitier/実消化BPO」ではこれらが遅延なく正確にマスタに反映されます。これにより、検索をかけた際、確実に情報がピックアップできるようになりました。もし探せなかった場合でも、ルールを確認すれば解決でき、余計な新規登録の作業などが省かれ業務効率化もはかれています。
■ トラブル時の対応が素早い
  • システムとマスタの運用・メンテナンスを別々のベンダーが行う場合、何かトラブルがあったときには当社を含めた3社間で協議しなければなりません。しかしインテージテクノスフィアは「Fruitier/実消化BPO」の提供以外に、システムの運用・保守にも携わっているので、トラブル発生時のコミュニケーションが短くて済みます。ベンダー間での長い調整や協議を待たず、すぐに答えのボールが当社に返ってきます。
■ マスタを核とした営業戦略やマーケティング戦略を考えることができる
  • 一例ですが、地方厚生局の公開データも随時正確に反映されているので、戦略立案時のターゲット選定に有効です。以前はメンテナンス担当者ごとに登録されるマスタデータにそれぞれ特徴が出て、データ属性が異なることもあり、全社統一ルールに基づく活用が難かしいケースもありました。そういったことも解消されていますから、今後は社内で広くマスタを共有し、活用していきたいと考えています。

今後の展開

お互いにさらに効率的な運用を

BPOサービスは、豊富な実績とノウハウを基盤にしているベンダーでなければ安心して任せることはできません。多くのベンダーと業務を進めてきた経験から、心配ごとがあるなら、それらすべてをベンダーに伝えた方が良いと考えています。その方が心配は解消されます。しかも、その心配に対して代案や提案を出してくれるベンダーであれば、さらに安心です。その条件に合致したのがインテージテクノスフィアでした。

インテージテクノスフィアに対して「コレをください」と言ったとき、“コレ”だけではなく、「こういう情報も付与しましょう」「販路情報、過去の実績も付けておきます」など、利用シーンを想定してアレもコレもいただけます。

インテージテクノスフィアは何でもしてくれるからこそ、お互いに真剣に話をする必要があると思います。オーバースペックな実装を避け、互いの余計な業務を減らし、もっともっと効率的に運用できるベストな関係を目指したいですね。

今後もさらなる有益情報やサービスの提案をし続けてほしい

医療用医薬品の販売情報提供活動を規制する「販売情報提供活動ガイドライン」の運用が始まりました。当面、EAファーマ株式会社としても手探りの対応が続くかと思いますが、MRが入力しなければならない情報が増えることは明らかです。現実問題として、先ずこの部分を補うシステム的なサポートに期待しています。

インテージテクノスフィアは当社のシステムに寄り添ってくれる、お付き合いしやすいベンダーだと思います。上記に限らず、当社にとって有益になるような情報やサービスがあれば、遠慮なくご提案ください。これからも手厚いご支援を期待しています。

EAファーマ株式会社の概要

  • 会社名:EAファーマ株式会社
  • 設立:2016年4月
  • 本社:〒104-0042 東京都中央区入船二丁目1番1号
  • 従業員数:約1,250名
  • 事業内容:医薬品の研究開発、製造、販売および輸出入
  • http://www.eapharma.co.jp/[別ウィンドウ]

取材:2019年6月

  • 記載されている会社名、製品名等は一般に各社の登録商標または商標です。
  • 事例に記載された会社名・部署名等の情報は取材当時のものです。閲覧時点には変更されている可能性があることをご了承ください。

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